);

Som styremedlem har du et omfattende ansvar.

Rollen som styremedlem er forbundet med et omfattende ansvar. Det har vært sterk økning i styreansvarssaker for domstolene de siste årene. En gjennomgang viser at dommene konkluderer med ansvar for styremedlemmene i langt over halvparten av sakene. Mye tyder på at saker for domstolene bare er toppen av isfjellet.

Det er grunn til å anta at den høye suksessraten for de som krever erstatning fra styremedlemmer medvirker til økning i antall saker. Andre mulige forklaringer til utviklingen kan være at styrets ansvar er klarere definert i aksjeloven, og at det generelt har blitt økt oppmerksomhet om styrets oppgaver og ansvar. Mange ansvarssaker kommer i kjølvannet av konkursbehandling i selskaper. Svært mange av disse konkursboene er tomme og ender uten dekning til kreditorene. Dette kan også medvirke til at flere kreditorer i økende grad krever erstatning fra styremedlemmer for å redusere sine tap.

For å unngå personlig styreansvar, er det avgjørende å oppfylle sitt styreverv slik at pliktene som følger av aksjeloven er oppfylt.

 

Hvordan styret skal legge opp styrearbeidet i praksis

Styremedlemmenes kompetanse
Styret i mange SMB-bedrifter består av familiemedlemmer og nærstående, fremfor at det engasjeres kandidater etter kompetanse.

Det er imidlertid en forutsetning for godt styrearbeid at styremedlemmene har et visst profesjonelt og forretningsmessig kompetansenivå, herunder et minimum av regnskapsforståelse.

Krav til formelt styrearbeid også i SMB-segmentet
Erfaring viser at det i veldig mange SMB-bedrifter ikke foretas formelt styrearbeid, eller i hvert fall at styrearbeidet er svært begrenset og tilfeldig, samt at det som foretas er av lav kvalitet.

Hva styret i praksis må foreta seg og hvor tett oppfølging som kreves for å oppfylle lovens krav, avhenger av virksomhetens art, størrelse og omfang.

Unnlater man formelt styrearbeid blir det vanskelig å bli hørt med forsvarlig styrearbeid. Dette gjelder spesielt i SMB-bedrifter, der få personer er både eier, ledelse og styre. Rettspraksis viser at det foretas formelle betraktninger, selv der det kan sies å være reelt styrearbeid gjennom daglig kontakt og samtaler mellom personene i styret og ledelsen.

Styremøter, agendaer, protokoller og rapportering
Selv om loven åpner for annen behandlingsform, er det et klart utgangspunkt at styret bør behandle saker i formelle styremøter. Daglig leder forbereder sakene som skal behandles i samråd med styreleder. I praksis innebærer dette at det utarbeides agenda som sendes styremedlemmene i god tid før styremøtet, slik at medlemmene møter så godt forberedt at møtebehandlingen blir reell og effektiv.

Alle medlemmene må så vidt mulig være gitt anledning til å delta i behandlingen av en styresak. Halvparten av medlemmene må være til stede. En beslutning treffes av flertallet som deltar i behandlingen av en sak, men endringer forutsetter et flertall med en tredel av samtlige styremedlemmer. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for. Strengere regler kan fastsettes i vedtektene.

Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. For å sikre etterprøvbarhet om hva som var til behandling, hvilke vurderinger som ble gjort og på hvilket grunnlag, og ikke minst hva som ble besluttet og hvorfor, er det en forutsetning at det føres fyllestgjørende referater. Styrets arbeid har kun verdi dersom styrets beslutninger faktisk blir etterlevet i selskapet. Styrereferatene bør derfor sirkuleres og vedtas omgående, slik at beslutningene kan bli implementert i administrasjonen og i den øvrige organisasjonen og hos de ansatte.

For at styrearbeidet skal lede virksomheten fremover, må det sørges for at styret mottar informasjon om hvorledes beslutninger blir implementert og hvilke resultater de gir. Selskapet må derfor ha rapporteringsrutiner i organisasjonen. For å sikre klarhet i hva som skal rapporteres, med hvilket innhold og hvor ofte, bør styret utarbeide en instruks for daglig laders rapportering til styret.

Grensen for styrearbeidet – kontroll

Styrearbeidet må innrettes effektiv slik at styret prioriterer de saker som selskapet har behov for. Selv om rapporteringsrutiner er etablert, kan styret likevel ikke nødvendigvis alene forholde seg til opplysninger fra administrasjonen og daglig leder. Grensen for hvor detaljert styret må gå til verks avhenger av hva som er nødvendig for å oppnå kontroll. For å være sikker på at styret har gjort det som skal til for å ha kontroll, må styret sette seg inn i spesielle forhold og formelle forutsetninger for virksomheten. Videre bør styrets medlemmer ikke være redde for å innhente opplysninger på detaljnivå, herunder kontrakter, regnskap med underrapporter, hovedbok og i visse tilfeller også bilag.

Presisering vedrørende aksjelovens ansvarsfordeling

I relasjon til effektivitet i selskapets forretningsutvikling, er det rasjonelt å ha klare instrukser for hva styret skal befatte seg med og hvilket handlingsrom daglig leder og den øvrige administrasjonen har for å implementere beslutninger styret har fattet for virksomheten.

Loven legger som utgangspunkt også opp til at styret har det overordnede forvaltnings-, organisasjons-  og tilsynsansvaret, mens daglig leder har ansvaret for den daglige driften og gjennomføringen av styrets instrukser og selskapets regnskapsførsel.

Mange leser aksjelovens kapittel 6 som bestemmelser om grensen mellom daglig leders og styrets oppgaver og ansvar. En forutsetning for en slik ansvarsfordeling er imidlertid at lovens kvalitetskrav til at styrearbeidet er oppfylt. Styret må ha kontroll og derfor være aktive i sin forvaltning og sitt tilsyn. Det er styret som har ansvaret for at selskapsinteressen ivaretas. I relasjon til styreansvaret er det grunn til å være forsiktig med å innrette styrearbeidet basert på en forutsetning om at visse forhold er unntatt fra styrets oppgaver.

 

Våre råd

Økt fokus på formelt styrearbeid
I mange små og mellomstore bedrifter ser vi at det med fordel kunne vært større fokus på formelt styrearbeid og tettere oppfølging. Tross dette er det lett å kjenne seg igjen i at den daglige driften prioriteres. I verste fall medfører dette at selskapet ikke når et ellers stort potensiale og verdi for eierne.

Derfor helt avgjørende å innrette styrearbeidet slik at aksjelovens plikter oppfylles. For er det først brudd på pliktene, er veien kort til erstatningsansvar slik rettstilstanden er nå. 

Struktur for styrearbeidet og eksterne kompetente styremedlemmer
For en del SMB-bedrifter kan hyppige formelle styremøter med innkallinger, agendaer, referater, instrukser, rapporteringer og ajour føring av regnskaper fremstå som så ressurskrevende at det nedprioriteres. Styrearbeidet må innrettes og tilpasses virksomheten slik at ressursbelastningen står i forhold til nytten. I den forbindelse er det også mange virksomheter som oppnår god nytte av å engasjere eksterne kompetente styremedlemmer.

Styreansvarsforsikring
I forbindelse med erstatningsansvaret nevnes at mange virksomheter tegner styreansvarsforsikring for sine styremedlemmer. Slik forsikring kan være fornuftig for å redusere risikoen for et personlig ansvar, slik at styremedlemmet kan konsentrere seg om virksomhetens anliggende fremfor å være redd for eget potensielle ansvar.

Vår kompetanse er verdi for deg
Vi har bred erfaring med styrearbeid og styreansvarssaker og kan gi løpende rådgivning om hvordan styrearbeidet bør innrettes. Vi kan påta oss oppdrag som styremedlemmer og vi kan bistå med å etablere rutiner for virksomhetsstyring.

Vi bistår særlig styrer i aksjeselskapers som møter ulike typer utfordringer. Herunder yter vi rådgivning i forbindelse med restrukturering og håndtering av kontraktsparter og forbindelser i økonomisk krevende tider. Vi rådgir om profesjonell oppfølging der det er avdekket misligheter i virksomheten.

Vi opptrer jevnlig som prosessfullmektig i rettslige prosesser for domstolene der dette er aktuelt og er en sentral ressurspartner for små og mellomstore bedrifter.

 

Vår kompetanse er verdi for deg – ta kontakt med en av våre advokater for å høre om hvordan vi kan hjelpe deg i din situasjon.

Advokatfirmaet Frøysaa & Bjørkgård AS – Alltid tett !

Ta kontakt med oss

Hos oss er vi tett på klienten, kompetansen og regionen. Vi hjelper deg med alt fra små og store problemer. Ta kontakt med oss for en uformell prat.